MICROSOFT WORD 2013.
Microsoft Office 2013 ya está en el mercado. Este
artículo sobre Word 2013, encabeza una serie especial que vamos a dedicar en
Xataka Windows al análisis de los distintos componentes de la suite
ofimática más popular del mundo. Word es un procesador de textos que, en
esta edición 2013, da una vuelta de tuerca a la versión anterior, incorporando
características nuevas muy interesantes. Son muchas las novedades y vamos a
centrarnos en aquellas más relevantes.
INTERFAZ DE USUARIO Y ASPECTO
La interfaz de usuario de Office 2013 da la
impresión de ser un puente tendido entre la versión de escritorio
tradicional, y una aplicación Modern UI, si bien pesa mucho más la primera.
Lo que no cabe duda es que Office 2013 ha tenido presente a las tabletas. Este
aspecto híbrido no es exclusivo de Windows 8, ya aparece así también en
Windows 7. En los párrafos siguientes vamos a comentar la parte con apariencia
Modern UI de Word 2013.
PANTALLA DE INICIO
Nada más ejecutar Word, tendremos delante una
pantalla cuyo aspecto es particularmente Modern UI. Dividida en dos zonas, en
la primera pantalla que veremos tras lanzar Word 2013 tenemos en el lado
izquierdo, sobre fondo azul y con letras blancas, una gran banda que muestra
los documentos recientes. Bajo estos está habilitado un control para
acceder a “Abrir otros documentos”.
El resto de la pantalla es de color blanco,
conteniendo en la zona superior y de manera casi imperceptible una barra con
los controles “ayuda”, “minimizar” en la barra de tareas, “maximizar“ a
pantalla completa y otro control para “cerrar” la ventana. Veremos también, si
así lo hemos definido, el avatar asociado a la cuenta de Microsoft con
la que manejamos la aplicación.
En paralelo con la zona del avatar está dispuesta
una caja de búsqueda y bajo ésta las “búsquedas sugeridas”, que dan
acceso a un amplio conjunto de plantillas: Cartas, Currículo, Fax,
Etiquetas, Tarjetas, Calendario y En blanco. Cualquier acción que realicemos
sobre esta pantalla, con excepción del asistente de cada plantilla, nos lleva
directamente a la parte “escritorio tradicional” de la aplicación.
PANTALLA ARCHIVO
Si una vez dentro de la versión escritorio
pulsamos en el control ARCHIVO (está en mayúsculas en letra blanca sobre
fondo azul), retornamos al aspecto Modern UI, con otra pantalla similar a la
que hemos visto en el inicio de la aplicación.
En ésta, se ha dispuesto, también sobre fondo azul
y con letras blancas, un menú que da acceso a varias funciones para
manipular archivos como crear, abrir, guardar, imprimir, compartir, etc.,
que vamos a ver ahora en detalle. La parte derecha es similar a la descrita
para la primera pantalla, aunque muestra elementos distintos en función del
ítem del menú elegido.
INFORMACIÓN
El primero de estos es “Información”. Esta función
nos permite acceder a información relativa al documento que tengamos abierto
en el momento de haber pulsado el control ARCHIVO, dividida en dos columnas. La
primera muestra tres funciones: “Proteger documento”, “Inspeccionar documento”
y “Versiones”.
- Proteger documento: permite elegir qué tipo de cambios permitimos realizar en el documento a otros usuarios. La función se habilita mediante un icono que, además de la leyenda, muestra un candado con una llave. Al pulsar sobre el icono aparecen en un menú desplegable las opciones.
- Inspeccionar documento: para ver determinadas propiedades del mismo. Esto es algo confuso, porque la leyenda del icono asociado muestra otro mensaje: “Comprobar si hay problemas”. Lo que hace esta función en realidad, como podéis ver en la imagen, es dar acceso a tres subfunciones:
- Inspeccionar documento (ahora sí), para comprobar información personal y propiedades ocultas del documento.
- Comprobar accesibilidad: permite buscar contenido que pueda representar dificultad de lectura para personas discapacitadas.
- Comprobar compatibilidad: para revisar qué características del documento no son compatibles con versiones anteriores del programa.
- Versiones: sirve para administrar versiones, recuperar documentos sin guardar y eliminar todos los documentos sin guardar.
En la zona derecha de la pantalla “Información” tenemos un control desplegable denominado “Propiedades”, que da acceso a dos subfunciones: Mostrar el panel de documentos (cambia a escritorio clásico para brindar esta información) y Propiedades avanzadas, que muestra una ventana emergente clásica con las mismas, sin abandonar el lugar donde nos encontramos.
NUEVO
Tras pulsar en el control “Nuevo”, aparecerá una
pantalla similar a la de inicio, aunque sustituyendo la columna “Recientes”
por el menú “Archivo” (que estamos editando). La zona derecha muestra los
mismos elementos (búsquedas sugeridas) de la pantalla de inicio.
ABRIR, GUARDAR Y GUARDAR COMO
Abrir y Guardar como tienen funciones comunes,
para guardar los documentos en el equipo local, otra ubicación y
directamente en SkyDrive (no olvidemos que el uso de Office 2013 está
vinculado a una cuenta Microsoft). En el caso particular de “Abrir”, muestra
como primera opción “Documentos recientes” y una lista de los mismos en la
columna derecha de la pantalla.
“Guardar”, como cabe esperar, guarda el documento
que ya tiene asignado nombre y ubicación, sin hacer nada más, volviendo a la
zona clásica de escritorio. En el caso de que deseemos guardar el documento
por primera vez, saltará a Guardar como con todas sus características.
“Guardar como” presenta las tres opciones descritas
de alojamiento destino, además de una segunda columna contextual con cada una
de ellas. Tanto si deseamos guardar el documento en SkyDrive como en el equipo
local muestra una estructura del árbol de carpetas del servicio de
alojamiento en la nube, como en el equipo local. En agregar un sitio
contempla por defecto Office 365 SharePoint y SkyDrive nuevamente.
IMPRIMIR
Este ítem del menú “Archivo” habilita una pantalla
para controlar la impresión muy interesante . En la zona blanca, en la
izquierda, tras la leyenda “Imprimir”, está dispuesto el botón para ejecutar la
acción directamente con el dispositivo de impresión habilitado como
determinado, el número de copias deseadas y un desplegable con todas las
impresoras a las que tengamos acceso, o bien añadir alguna. El acceso a todas
las propiedades de la impresora está habilitado mediante un control tipo
hipervínculo.
Respecto de la configuración de la página,
tras la zona de la impresora hay una serie de controles desplegables con iconos
asociados que facilitan mucho la tarea, pues están bien pensados y con un golpe
de vista a los iconos se adivina fácilmente su cometido. Entre el primer y
segundo control hay una caja de texto para seleccionar el número o rango de
páginas a imprimir.
El último elemento de esta columna es “Configurar
página”, que como su homólogo de impresora sirve para configurar todas las
opciones de página. En ambos casos, despliegan una ventana emergente con las
opciones, sin necesidad de abandonar la pantalla donde estamos.
En cuanto a la zona derecha blanca, tendremos una vista
previa de impresión del documento, con controles para navegar
secuencialmente por las páginas, otro para ajustar el tamaño del zoom, y
finalmente otro para ajustar la página al área visible si hemos manipulado el
zoom.
COMPARTIR
Este ítem habilita las opciones para compartir
documentos creados con Word 2013, permitiendo invitar a personas, enviar el
documento por correo electrónico, presentar éste en línea o publicar en un blog
(compatible con blog de SharePoint, WordPress, Blogger, Telligent Community
y TypePad). Para todas las opciones, la zona derecha de la pantalla blanca
actúa como un pequeño tutor que nos indica cómo realizar cada acción. En la
captura podéis ver las completas opciones de compartir por correo electrónico.
EXPORTAR
Esta opción del menú habilita la creación de
documentos en formato PDF/XPS y cambiar el tipo de documento (Word 2013,
Word 97-2003, texto OpenDocuement y plantilla), emplear otros como texto sin
formato, RTF, página web de un solo archivo y otros formatos.
CERRAR
El control Cerrar necesita poscas
explicaciones. Si no se ha guardado alguna parte del trabajo despliega la ventana
emergente típica para guardar, no guardar y cancelar la opción de cerrar.
En caso contrario, cierra el documento son contemplaciones (y lo hace realmente
deprisa).
Cuenta
El ítem Cuenta nos ofrece información en la
zona blanca de la pantalla con el formato de dos columnas. En la primera, toda
la información relativa al usuario, incluyendo el avatar, que puede
cambiarse desde aquí. Permite también cerrar la sesión y cambiar la cuenta de
cuenta de usuario si éste tiene más de una. A estas funcionalidades se accede
mediante controles hipervínculo.
También podemos en este apartado cambiar el
fondo de office y el tema, mediante los oportunos controles desplegables.
Dentro de esta columna izquierda el programa nos ofrecerá información de los
servicios a los que estamos conectados, como SkyDrive por ejemplo, y a
posibilidad de agregar otros (imágenes y vídeos, almacenamiento y uso
compartido. La columna derecha brinda información sobre la suite Office 2013
y el complemento informativo “Acerca de Word”.
ELEMENTOS DE LA PANTALLA
La ventana de Word se puede personalizar (lo
veremos más adelante), para cambiar las herramientas y botones que hay
disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso
orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada
elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada
uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar
estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.
1. La barra de herramientas
de acceso rápido contiene,
normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. El primer botón
no pertenece realmente a esta barra y al pulsarlo abre un desplegable con las
opciones de restaurar, mover, minimizar, maximizar y cerrar. Los siguientes
botones son Guardar, Deshacer
(para deshacer la última acción realizada) y Rehacer
(para recuperar la acción que hemos deshecho). El último botón abre el
desplegable para personalzar los botones que aparecen en esta barra, visita el
siguiente avanzado donde se explica cómo hacerlo .
2. La barra de título,
como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se
está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona
derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi
todas las ventanas del entorno Windows.
3 y 4. La cinta de opciones
es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que
contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en
Word. Se organiza en pestañas que engloban
categorías lógicas. Para cada pestaña hay una cinta de opciones diferente. Las
veremos en detalle más adelante.
5. Los botones para
obtener ayuda, cambiar la presentación de la cinta de opciones, minimizar,
maximizar y cerrar.
6. Las barras de
desplazamiento permiten la visualización del contenido que no cabe en la
ventana. Hay una para desplazar el documento de forma vertical y otra de forma
horizontal. En la imagen sólo se ve la verivcal, si la hoja fuese más ancha que
la ventana, también veríamos una barra de desplazamiento horizontal en la zona
inferior.
7. Al modificar el zoom,
podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o
ver una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.
8. Las vistas del documento
definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se
suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa
que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá. Otros modos son para
leer y para diseño web.
9. La barra de estado
muestra información del estado del documento, como el número de páginas y
palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta
información si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente son realmente
botones.
LA CINTA DE OPCIONES
Hemos comentado que la cinta es la barra más
importante de Word, porque contiene todas las opciones que se pueden realizar
con los documentos. Veámosla con más detalle.
Las herramientas están organizadas de forma
lógica en pestañas o fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su
vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más
utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma,
si queremos hacer referencia durante el curso a la opción Copiar,
la nombraremos como Inicio > Portapapeles > Copiar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente
haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta
disponen de un pequeño botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas
con el grupo en cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor está
situado en el botón que abre el panel Portapapeles.
En el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.
Las
pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento
"inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas
únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por
una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas
de tabla no estará visible de entrada, únicamente se mostrará si
insertamos una tabla en nuestro documento y la seleccionamos.
Ésta función permite una mayor comodidad a la
hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar
alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones >Personalizar Cinta de opciones, o pulsando con el botón
derecho sobre la cinta de opciones y elegiendo Personalizar
Cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el
siguiente avanzado de personalización de la cinta de
opciones . Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas
es posible que también te interese aprender cómo exportar
e importar la personalización del entorno .
En las últimas versiones de Word se apuesta por
dotar de accesibilidad al programa, pudiendo
controlarlo por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta
forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando
la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción
sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual
se muestran con números con fondo gris en lugar de negro, por ejemplo, el 3 de
la imagen que puedes ver al lado.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve
a pulsar la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de
opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las
pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las
opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón 
de
la zona derecha superior que abirá la ventana que se muestra a continuación,
con tres opciones.
de
la zona derecha superior que abirá la ventana que se muestra a continuación,
con tres opciones.
Ocultar automáticamente la cinta de opciones.
Mostrar sólo las pestañas. Mostrar pestañas y comandos.
Modo Mouse/Modo Toque.
Con la aparición de pantallas táctiles los
botones pueden quedar demasiado juntos para tocarlos con el dodo, por esto
ahora podemos elegir entre el modo tradicional o Mouse
y el nuevo modo Toque. En este avanzado puedes ver
como activarlo.
AYUDA DE WORD
Tenemos dos métodos para obtener ayuda en Microsoft Word.Ayuda contextual. Consiste en colocar el cursor sobre un icono y esperar dos segundos para que aparezca una ventanita con la explicación sobre la función de dicho icono. Por ejemplo, en la siguiente imagen vemos la explicación sobre el icono Borrar todo el formato.
Temas de ayuda.
Si con la ayuda contextual no tenemos suficiente, podemos hacer clic en el enlace ? Mas información y se abrirán los temas de ayuda de Word (la Ayuda propiamente dicha) relativos a ese icono.
Otras dos formas de llamar a la Ayuda son utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante de la zona superior derecha
y
otro forma consiste en utilizar la tecla F1.
Aparecerá la ventana de la Ayuda desde la cual
tendremos que buscar lo que deseemos.Si utilizas el botón
o
la tecja F1 para acceder a la Ayuda, accederás a una ventana como la de la siguiente
imagen.En la parte superior tenemos un menú con diversos botones .
- Botones básicos de navegación: Adelante, Atrás. Y la opción para volver a la página de Inicio.
- Y botones de acción que te permitirán Imprimir o Cambiar tamaño de fuente, que te ayudará a ver más grandes (o pequeñas) las letras de la documentación.
- Caja de búsqueda. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa. Nos mostrará una lista con los temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office en Internet y también de otros sitios de Internet, entre ellos, la página web de aulaClic.
La sección Búsquedas
populares nos muestra los temas sobre los que se solicita ayuda más
frecuentemente.
La sección Introducción nos
presenta las novedades de Office, métodos abreviados del teclado y en Cambiar a Office 2013 podemos descargarnos vídeos de
formación.
La sección Conceptos básicos
y avanzados nos muestra temas interesantes para aprender Word.
En la parte derecha hay unas flechas 
que nos llevan a la
página web de Microsoft para obtener más ayuda en línea.
que nos llevan a la
página web de Microsoft para obtener más ayuda en línea.
En esta edición de Office, la ayuda se encuentra,
fundamentalmente, en la red. Si no dispones de conexión a Internet aparecerá un
mensaje indicándolo, en ese caso sólo podrás obtener ayuda básica escribiendo
en el cuadro de búsqueda.
DESPLAZARSE POR UN DOCUMENTO
Una de las ventajas que han aportado los
procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso
en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la
modificación.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento
Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para
colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro será interesante
conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y así
poder elegir la más útil en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posición
dentro de un documento Word es el punto de inserción
,
que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la
próxima letra que tecleemos.
,
que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la
próxima letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma
pantalla:
Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta
el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar.
Con las teclas de dirección. Las teclas
izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la
izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción
una línea arriba/abajo. La tecla FIN nos
lleva al final de la línea y la tecla INICIO al
principio de la línea.
Combinación
de teclas:
Para desplazarse
|
Presione las teclas
|
Una
palabra a la izquierda
|
CTRL +
flecha izquierda
|
Una
palabra a la derecha
|
CTRL +
flecha derecha
|
Un
párrafo arriba
|
CTRL + flecha
arriba
|
Un
párrafo abajo
|
CTRL +
flecha abajo
|
Combinación
de teclas:
Para desplazarse
|
Presione las teclas
|
Una
página adelante
|
CTRL +
AvPág.
|
Una
página atrás
|
CTRL +
RePág.
|
Al
principio del documento
|
CTRL +
Inicio
|
Al
final del documento
|
CTRL + Fin
|
Panel de
navegación.
En la
barra de estado, al hacer clic sobre la zona de la izquierda, donde aparece el
número de página, se abre un panel de Navegación similar a la que puedes ver en
esta imagen.
Tiene
tres pestañas para navegar por:
1. El
índice con los títulos que se generan automáticamente al insertar títulos en el
documento.
Haciendo clic en un apartado de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que lo contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocerás esta opción con el nombre anterior: Mapa del documento.
Haciendo clic en un apartado de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que lo contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocerás esta opción con el nombre anterior: Mapa del documento.
2. Por
miniaturas de las páginas.
3. Por
resultados de la búsqueda que hemos realizado utilizando la caja de búsqueda
que hay justo encima.
También
podemos abrir el panel de navegación desde la pestaña Vista, opción Panel de
navegación, como se muestra en la imagen.
Ir a.
Cuando el
documento es muy extenso, puede resultar incómodo realizar el desplazamiento de
las formas que hemos visto. Imagina que estás trabajando con un documento de
350 páginas y quieres ir a la página 170. Sería una pérdida de tiempo ir página
a página. En esas ocasiones debemos utilizar la opción Ir a. La encontraremos
en la pestaña Inicio > grupo Edición > menú Buscar. Una forma más rápida
de ejecutar el comando es con las teclas CTRL+G o
haciendo clic en el texto Página Y de N de la barra de estado.
A la
izquierda puedes seleccionar dónde quieres ir, y a la derecha especificar el
valor. La opción más habitual es Página, aunque también podrías, por ejemplo,
elegir un Título (definido como tal), un Comentario, etc.
SELECCIONAR
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar
el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qué parte de texto
tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se
identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra
coloreado (normalmente en azul o negro).
Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado:
Ratón. Para seleccionar con el ratón hay dos
métodos:
Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.
- Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.
Haciendo clic y doble clic.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedará seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha
,
hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el
párrafo completo quedará seleccionado.
- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedará seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha
,
hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el
párrafo completo quedará seleccionado. - Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.
Teclado
Para seleccionar
|
Presione las teclas
|
Un
carácter a la derecha
|
Mayús.
+ flecha derecha
|
Un
carácter a la izquierda
|
Mayús.
+ flecha izquierda
|
Palabra
a la derecha
|
Ctrl +
Mayús.+ flecha derecha
|
Palabra
a la izquierda
|
Ctrl +
Mayús.+ flecha izquierda
|
Hasta
el final de la línea.
|
Mayús.
+ Fin
|
Hasta
el principio de la línea.
|
Mayús.
+ Inicio
|
Una
línea abajo
|
Mayús.
+ flecha abajo
|
Una línea
arriba
|
Mayús.
+ flecha arriba
|
Hasta
el final del párrafo
|
Ctrl +
Mayús. + flecha abajo
|
Hasta
el principio del párrafo
|
Ctrl +
Mayús. + flecha arriba
|
Una
pantalla abajo
|
Mayús.
+ AvPág
|
Una
pantalla arriba
|
Mayús.
+ RePág
|
Hasta
el final del documento
|
Ctrl +
E
|
Opción Seleccionar.
En la
pestaña Inicio > grupo Edición > opción Seleccionar, podrás desplegar un
menú que te permitirá, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.
ELIMINAR
Para
borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente
es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar
|
Presione las teclas
|
Un
carácter a la izquierda
|
Retroceso
(BackSpace)
|
Una
palabra a la izquierda
|
Ctrl +
Retroceso
|
Un
carácter a la derecha
|
Supr
|
Una
palabra a la derecha
|
Ctrl +
Supr
|
Un truco:
Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella para
seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automáticamente
se borrará la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la
palabra correcta.
LAS VISTAS
Con la
barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que
es lo mismo, la vista Desde esta barra tenemos acceso a las vistas Modo
lectura, Diseño de impresión y Diseño web.
Para
acceder a todas las vista debes hacerlo desde la pestaña Vista > grupo
Vistas de documento, que incluye Esquema y Borrador.
Diseño
de impresión. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayoría de
las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los
gráficos ni los encabezados y pies de página.
Esta
pantalla de lectura tiene las siguientes tres características:
1. Cuando
tenemos la pantalla maximizada, ocupando todo el espacio, se mantiene una
pantalla con los mínimos elementos para que la lectura sea más cómoda. Así en
la parte superior se ve tan sólo una pequeña barra con tres botones tal como se
muestra aquí
El primer
botón hace aparecer la barra con más opciones, como se ve a continuación.
El
segundo botón restaura la pantalla al tamaño anterior, por último aparece el
botón Cerrar.
2. En la
parte izquierda y derecha tiene unas flechas para retroceder y avanzar página.
3. En la
parte inferior la barra de estado cambia el diseño como muestra la siguiente
imagen.
Tiene un
botón blanco que permite desplazarse rápidamente por todo el documento y en la
barra de estado desaparecen las indicaciones del idioma y del número de
palabras.
Cuando
cerramos un documento en modo lectura y lo volvemos a abrir más tarde, Word nos
muestra un aviso por si queremos volver al punto exacto donde dejamos el
documento.
Basta con
hacer clic en este aviso para ir al punto donde habíamos dejado la lectura la
última vez. Pasados unos segundos, el aviso se hace más pequeño. Si no
haces clic en el aviso, este desaparece al poco tiempo.
Diseño Web. Se utiliza para ver el aspecto de un
documento Web tal y como se vería desde un navegador como Internet Explorer o
Firefox si lo publicáramos.
Esquema. En esta vista se puede observar y editar
la jerarquía de los apartados que conforman el documento. Profundizaremos en
esta vista a lo largo del curso.
Borrador. En esta vista se optimiza el tamaño de la
hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en pantalla. Se muestra con la
misma longitud de línea que en la versión impresa, pero elimina elementos como
los encabezados o pies de página, que suelen ser más retoques para la publicación
que contenido útil en un borrador.
WORDART
Con las opciones anteriores seríamos perfectamente capaces de crear un rótulo vistoso en nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que permite crear rótulos de forma sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt.Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botón WordArt.
Se mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único que deberemos hacer es hacer clic sobre la que más nos guste.
FORMATO PÁRRAFO
Para
cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionarlo y
modificar las características que queramos.
Los
párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras
unidades más amplias son las secciones, que veremos más adelante.
Las
características más importante de formato de párrafo son la alineación y la
sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.
Alineación.
Estos son
los botones para
fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:
Izquierda
|
Centrada
|
Derecha
|
Justificada
|
Este
párrafo tiene establecida alineación izquierda.
|
Este párrafo tiene establecida la alineación
centrada.
|
Este párrafo tiene establecida alineación
derecha.
|
Este
párrafo tiene una alineación justificada.
|
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos
referimos, normalmente, a su alineación respecto de los márgenes de la página, pero
también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el
texto se encuentra en una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se
verá en el capítulo correspondiente.
Otra forma de definir la alineación del párrafo que
se va a escribir es Escribir al Vuelo. Esta función permite escribir en
cualquier parte de la página directamente sin tener que insertar líneas en
blanco. Puedes aprender cómo hacerlo en el siguiente avanzado: .
Sangría.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un
poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el
párrafo y haciendo clic en uno de estos botones 
de
la pestaña Inicio en el grupo Párrafo, según queramos desplazar hacia la
izquierda o hacia la derecha.
de
la pestaña Inicio en el grupo Párrafo, según queramos desplazar hacia la
izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que
hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar otro valor que
deseemos. Puedes ver cómo se hace, junto con otras opciones de la pestaña
Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el
espacio que separa las líneas o interlineado.
Relación entre saltos de página y
párrafos.
Como sabes, al llegar al final de la página se
produce un salto de página. Esto no supone ningún problema, pero es posible que
en un momento dado no quieras que un párrafo quede dividido en dos páginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla
Conservar líneas juntas que se encuentra en el cuadro de diálogo Párrafo >
pestaña Líneas y saltos de página. También hay otras opciones relacionadas con
este tema que puedes ver aquí. En el apartado, Líneas y saltos de página.
En ocasiones nos interesará que Word divida una
palabra en dos líneas, o bien que dos palabras no sean separadas en distintas
líneas. Por ello, haremos una especial mención las funciones de guión y espacio
de no separación en el siguiente avanzado.
Listas con viñetas y numeradas
En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas para crear listas.Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o por viñetas dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial. Para aplicarlas, podemos:
- Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.
- O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma automática.
- Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word entenderá que quieres introducir una lista de viñetas.
- Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o números también creará una lista, en este caso numérica.
El resultado será el siguiente:
Una
vez hemos completado la lista y queremos continuar con un
párrafo normal, hay que pulsar de nuevo la tecla INTRO después del último elemento, es
decir, hay que pulsar dos veces la tecla INTRO.Una característica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar alfabéticamente. Lo haremos seleccionándolos y pulsando el botón Ordenar que se encuentra también en la pestaña Inicio, junto a los botones de lista. En el cuadro de diálogo lo único que debemos hacer es escoger si queremos una ordenación ascendente o descendente y aceptar.
Al pulsar el botón Aumentar sangría antes de introducir un nuevo elemento indicamos que este está un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de viñetas como numéricas.
También encontrarás la opción Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones de lista , si despliegas su submenú pulsando la flecha triangular que hay a la derecha de cada uno de ellos.
Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la flecha triangular situada a la derecha de cada uno de los botones.
TABULACIONES
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales
se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB, como ves en esta imagen.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o
tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones. Word 2013 tiene por defecto
definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en
las posiciones que deseemos. Además podemos definir la alineación para cada
tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando
la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al
párrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulación repetir estos dos
pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes ir a la pestaña Vista > grupo Mostar > opción Regla.
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes ir a la pestaña Vista > grupo Mostar > opción Regla.
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla
horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que vamos a insertar.
Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente diferentes iconos que
corresponden a las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha,
decimal, barra de tabulaciones, sangría de primera línea y sangría francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la
posición en la que deseemos establecer la tabulación y hacer clic, veremos cómo
se inserta el icono con la tabulación seleccionada.
Si queremos modificar la posición de una tabulación
basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y hacer clic y
arrastrarlo a la nueva posición.
Por
ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes
tabulaciones:
Izquierda
en la posición 2,5
Centrada
en la posición 4,7
Derecha
en la posición 6,7
Barra de
tabulaciones en la posición 8,2
Decimal
en la posición 9,2
También
podemos hacer doble clic sobre una de las marcas de tabulación de la regla
horizontal para que aparezca el cuadro de diálogo de tabulaciones que vemos en
la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o
eliminarlas. Aprende más sobre el cuadro de Tabulaciones en el siguiente
avanzado:
Teniendo
en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaría una tabla
parecida a la que vemos en la imagen inferior.
Observar
la alineación de cada tabulación: la columna de cítricos está alineada a la
izquierda, la de tipo al centro y la de origen a la derecha. Luego vemos la
barra de tabulación vertical y la alineación decimal.
Para
practicar la teoría te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Texto tabulado
APLICAR ESTILOS
Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre cualquier otro estilo
para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a continuación. También
podemos aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito. Para ello, deberás
seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que desees.
Cuando observamos los estilos disponibles, vemos
que hay uno para cada elemento del documento: Título, Subtítulo, Cita, Énfasis,
Referencia, etc. Es importante que no los escojas por
motivos estéticos, sino por ser la etiqueta más adecuada para el tipo de texto.
El formato se puede modificar, así que no debemos preocuparnos por él. Sin
embargo, a nivel estructural supone muchas ventajas escogerlos en función de la
verdadera naturaleza del texto.
Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo
normal, podrías seleccionarlo y aplicar el primer estilo llamado Normal. Pero en ocasiones Word no te permitirá cambiarlo,
por ejemplo puede presentarte problemas cuando hayas especificado estilos
distintos en un mismo párrafo. En ese caso, hay que seleccionar el texto en
cuestión, desplegar el menú que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.
También dispones de la opción Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona exactamente igual.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso Aplicar estilos
APARIENCIA DE LOS ESTILOS
Una vez tenemos todo el documento acabado podemos
cambiar su aspecto global modificando los estilos que lo componen, uno a uno, o
de forma mucho más rápida utilizando los temas y
los conjuntos de estilos integrados. En ambos
casos conviene revisar bien el documento para ver los cambios efectuados.
Los estilos están relacionados con el tema aplicado. Si aplicamos un tema distinto al
documento, se cambiará automáticamente el formato de los estilos. De esta
forma, lograremos un cambio radical de la imagen del documento con tan sólo un
clic.
Si pulsamos los botones Colores
y Fuentes podremos combinar distintas
configuraciones de colores y fuentes que estarán definidos en los Temas de que dispongamos.
Desde la pestaña Diseño puedes acceder a un Conjunto de estilos integrados. Al hacer clic en un conjunto de estilos cambian las propiedades de fuente y párrafo de todo el documento. No se puede aplicar sólo a una selección del texto.
Una vez tenemos ya definidos los estilos de un documento podemos guardarlos todos juntos como un nuevo Conjunto de estilos.
Para ello haz clic en el botón y pulsa en Guardar un nuevo conjunto de estilos. El nuevo conjunto de estilos aparecerá en el panel dentro de Personalizados, junto a los conjuntos de estilos Integrados.
CREAR, MODIFICAR Y BORRAR ESTILOS
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto
es lo que buscamos, siempre tendremos la opción de crear algunos
personalizados. Para ello, seguiremos dos sencillos pasos:
1. Lo primero será aplicar
un estilo ya existente. Lo ideal es que partamos de un estilo que tenga
el nivel jerárquico que nos interesa. Por ejemplo, si queremos crear un estilo
de Título 1, lo aplicamos a un texto y desplegamos
el panel de estilos para hacer clic en el botón Nuevo
estilo.
Aparecerá un cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato como el
siguiente.
Aquí podremos personalizar los distintos aspectos
de formato: fuente, tamaño de fuente, negrita, cursiva, subrayado, color,
alineación, interlineado, sangría, bordes... La vista previa y el cuadro de
resumen de las características aplicadas te ayudarán a hacerte una idea del
resultado final.
Observa como en el campo Estilo
basado en aparece Título 1.
Como norma general un estilo sólo está disponible
en el documento en que se crea. Para remediarlo, existen varios sistemas, que
puedes ver en el siguiente avanzado .
Si quieres ver el resto de
opciones de este cuadro de diálogo como son los cuadros Tipo estilo, Estilo del párrafo
siguiente, etc., visita este tema avanzado sobre las Propiedades de los estilos . El tema de estilos es un
poco más complejo que lo que habíamos visto hasta ahora en el curso, por lo
tanto te recomendamos practicar primero los conceptos sencillos antes de
empezar con los conceptos avanzados.
CORRESPONDENCIA
Word es el procesador de texto de la suite
Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son
utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios
utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de
correspondencia.
Esta función consiste en que puedas automatizar
el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido,
ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde
en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.
En esta oportunidad les mostrare como utilizar
esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso
utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access
o Outlook
250 grs de tiempo para aprender.
El ejemplo consiste en el envió de una carta,
ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que
haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver
el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre,
Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen
Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel,
ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.Vamos a:
1: Combinación de Correspondencia
2: Iniciar combinación de correspondencia
– Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
– Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
– Utilizar el documento actual y siguiente
– En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo excel.
Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana como esta
En la cual ponen aceptar si los datos están en la
hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde
puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar,
ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.
