MICROSOFT WORD 2013.
Microsoft Office 2013 ya está en el mercado. Este
artículo sobre Word 2013, encabeza una serie especial que vamos a dedicar en
Xataka Windows al análisis de los distintos componentes de la suite
ofimática más popular del mundo. Word es un procesador de textos que, en
esta edición 2013, da una vuelta de tuerca a la versión anterior, incorporando
características nuevas muy interesantes. Son muchas las novedades y vamos a
centrarnos en aquellas más relevantes.
INTERFAZ DE USUARIO Y ASPECTO
La interfaz de usuario de Office 2013 da la
impresión de ser un puente tendido entre la versión de escritorio
tradicional, y una aplicación Modern UI, si bien pesa mucho más la primera.
Lo que no cabe duda es que Office 2013 ha tenido presente a las tabletas. Este
aspecto híbrido no es exclusivo de Windows 8, ya aparece así también en
Windows 7. En los párrafos siguientes vamos a comentar la parte con apariencia
Modern UI de Word 2013.
PANTALLA DE INICIO
Nada más ejecutar Word, tendremos delante una
pantalla cuyo aspecto es particularmente Modern UI. Dividida en dos zonas, en
la primera pantalla que veremos tras lanzar Word 2013 tenemos en el lado
izquierdo, sobre fondo azul y con letras blancas, una gran banda que muestra
los documentos recientes. Bajo estos está habilitado un control para
acceder a “Abrir otros documentos”.
El resto de la pantalla es de color blanco,
conteniendo en la zona superior y de manera casi imperceptible una barra con
los controles “ayuda”, “minimizar” en la barra de tareas, “maximizar“ a
pantalla completa y otro control para “cerrar” la ventana. Veremos también, si
así lo hemos definido, el avatar asociado a la cuenta de Microsoft con
la que manejamos la aplicación.
En paralelo con la zona del avatar está dispuesta
una caja de búsqueda y bajo ésta las “búsquedas sugeridas”, que dan
acceso a un amplio conjunto de plantillas: Cartas, Currículo, Fax,
Etiquetas, Tarjetas, Calendario y En blanco. Cualquier acción que realicemos
sobre esta pantalla, con excepción del asistente de cada plantilla, nos lleva
directamente a la parte “escritorio tradicional” de la aplicación.
PANTALLA ARCHIVO
Si una vez dentro de la versión escritorio
pulsamos en el control ARCHIVO (está en mayúsculas en letra blanca sobre
fondo azul), retornamos al aspecto Modern UI, con otra pantalla similar a la
que hemos visto en el inicio de la aplicación.
En ésta, se ha dispuesto, también sobre fondo azul
y con letras blancas, un menú que da acceso a varias funciones para
manipular archivos como crear, abrir, guardar, imprimir, compartir, etc.,
que vamos a ver ahora en detalle. La parte derecha es similar a la descrita
para la primera pantalla, aunque muestra elementos distintos en función del
ítem del menú elegido.
INFORMACIÓN
El primero de estos es “Información”. Esta función
nos permite acceder a información relativa al documento que tengamos abierto
en el momento de haber pulsado el control ARCHIVO, dividida en dos columnas. La
primera muestra tres funciones: “Proteger documento”, “Inspeccionar documento”
y “Versiones”.
- Proteger documento: permite elegir qué tipo de cambios permitimos realizar en el documento a otros usuarios. La función se habilita mediante un icono que, además de la leyenda, muestra un candado con una llave. Al pulsar sobre el icono aparecen en un menú desplegable las opciones.
- Inspeccionar documento: para ver determinadas propiedades del mismo. Esto es algo confuso, porque la leyenda del icono asociado muestra otro mensaje: “Comprobar si hay problemas”. Lo que hace esta función en realidad, como podéis ver en la imagen, es dar acceso a tres subfunciones:
- Inspeccionar documento (ahora sí), para comprobar información personal y propiedades ocultas del documento.
- Comprobar accesibilidad: permite buscar contenido que pueda representar dificultad de lectura para personas discapacitadas.
- Comprobar compatibilidad: para revisar qué características del documento no son compatibles con versiones anteriores del programa.
- Versiones: sirve para administrar versiones, recuperar documentos sin guardar y eliminar todos los documentos sin guardar.
En la zona derecha de la pantalla “Información” tenemos un control desplegable denominado “Propiedades”, que da acceso a dos subfunciones: Mostrar el panel de documentos (cambia a escritorio clásico para brindar esta información) y Propiedades avanzadas, que muestra una ventana emergente clásica con las mismas, sin abandonar el lugar donde nos encontramos.
NUEVO
Tras pulsar en el control “Nuevo”, aparecerá una
pantalla similar a la de inicio, aunque sustituyendo la columna “Recientes”
por el menú “Archivo” (que estamos editando). La zona derecha muestra los
mismos elementos (búsquedas sugeridas) de la pantalla de inicio.
ABRIR, GUARDAR Y GUARDAR COMO
Abrir y Guardar como tienen funciones comunes,
para guardar los documentos en el equipo local, otra ubicación y
directamente en SkyDrive (no olvidemos que el uso de Office 2013 está
vinculado a una cuenta Microsoft). En el caso particular de “Abrir”, muestra
como primera opción “Documentos recientes” y una lista de los mismos en la
columna derecha de la pantalla.
“Guardar”, como cabe esperar, guarda el documento
que ya tiene asignado nombre y ubicación, sin hacer nada más, volviendo a la
zona clásica de escritorio. En el caso de que deseemos guardar el documento
por primera vez, saltará a Guardar como con todas sus características.
“Guardar como” presenta las tres opciones descritas
de alojamiento destino, además de una segunda columna contextual con cada una
de ellas. Tanto si deseamos guardar el documento en SkyDrive como en el equipo
local muestra una estructura del árbol de carpetas del servicio de
alojamiento en la nube, como en el equipo local. En agregar un sitio
contempla por defecto Office 365 SharePoint y SkyDrive nuevamente.
IMPRIMIR
Este ítem del menú “Archivo” habilita una pantalla
para controlar la impresión muy interesante . En la zona blanca, en la
izquierda, tras la leyenda “Imprimir”, está dispuesto el botón para ejecutar la
acción directamente con el dispositivo de impresión habilitado como
determinado, el número de copias deseadas y un desplegable con todas las
impresoras a las que tengamos acceso, o bien añadir alguna. El acceso a todas
las propiedades de la impresora está habilitado mediante un control tipo
hipervínculo.
Respecto de la configuración de la página,
tras la zona de la impresora hay una serie de controles desplegables con iconos
asociados que facilitan mucho la tarea, pues están bien pensados y con un golpe
de vista a los iconos se adivina fácilmente su cometido. Entre el primer y
segundo control hay una caja de texto para seleccionar el número o rango de
páginas a imprimir.
El último elemento de esta columna es “Configurar
página”, que como su homólogo de impresora sirve para configurar todas las
opciones de página. En ambos casos, despliegan una ventana emergente con las
opciones, sin necesidad de abandonar la pantalla donde estamos.
En cuanto a la zona derecha blanca, tendremos una vista
previa de impresión del documento, con controles para navegar
secuencialmente por las páginas, otro para ajustar el tamaño del zoom, y
finalmente otro para ajustar la página al área visible si hemos manipulado el
zoom.
COMPARTIR
Este ítem habilita las opciones para compartir
documentos creados con Word 2013, permitiendo invitar a personas, enviar el
documento por correo electrónico, presentar éste en línea o publicar en un blog
(compatible con blog de SharePoint, WordPress, Blogger, Telligent Community
y TypePad). Para todas las opciones, la zona derecha de la pantalla blanca
actúa como un pequeño tutor que nos indica cómo realizar cada acción. En la
captura podéis ver las completas opciones de compartir por correo electrónico.
EXPORTAR
Esta opción del menú habilita la creación de
documentos en formato PDF/XPS y cambiar el tipo de documento (Word 2013,
Word 97-2003, texto OpenDocuement y plantilla), emplear otros como texto sin
formato, RTF, página web de un solo archivo y otros formatos.
CERRAR
El control Cerrar necesita poscas
explicaciones. Si no se ha guardado alguna parte del trabajo despliega la ventana
emergente típica para guardar, no guardar y cancelar la opción de cerrar.
En caso contrario, cierra el documento son contemplaciones (y lo hace realmente
deprisa).
Cuenta
El ítem Cuenta nos ofrece información en la
zona blanca de la pantalla con el formato de dos columnas. En la primera, toda
la información relativa al usuario, incluyendo el avatar, que puede
cambiarse desde aquí. Permite también cerrar la sesión y cambiar la cuenta de
cuenta de usuario si éste tiene más de una. A estas funcionalidades se accede
mediante controles hipervínculo.
También podemos en este apartado cambiar el
fondo de office y el tema, mediante los oportunos controles desplegables.
Dentro de esta columna izquierda el programa nos ofrecerá información de los
servicios a los que estamos conectados, como SkyDrive por ejemplo, y a
posibilidad de agregar otros (imágenes y vídeos, almacenamiento y uso
compartido. La columna derecha brinda información sobre la suite Office 2013
y el complemento informativo “Acerca de Word”.
ELEMENTOS DE LA PANTALLA
La ventana de Word se puede personalizar (lo
veremos más adelante), para cambiar las herramientas y botones que hay
disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso
orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada
elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada
uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar
estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.
1. La barra de herramientas
de acceso rápido contiene,
normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. El primer botón
no pertenece realmente a esta barra y al pulsarlo abre un desplegable con las
opciones de restaurar, mover, minimizar, maximizar y cerrar. Los siguientes
botones son Guardar, Deshacer
(para deshacer la última acción realizada) y Rehacer
(para recuperar la acción que hemos deshecho). El último botón abre el
desplegable para personalzar los botones que aparecen en esta barra, visita el
siguiente avanzado donde se explica cómo hacerlo .
2. La barra de título,
como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se
está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona
derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi
todas las ventanas del entorno Windows.
3 y 4. La cinta de opciones
es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que
contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en
Word. Se organiza en pestañas que engloban
categorías lógicas. Para cada pestaña hay una cinta de opciones diferente. Las
veremos en detalle más adelante.
5. Los botones para
obtener ayuda, cambiar la presentación de la cinta de opciones, minimizar,
maximizar y cerrar.
6. Las barras de
desplazamiento permiten la visualización del contenido que no cabe en la
ventana. Hay una para desplazar el documento de forma vertical y otra de forma
horizontal. En la imagen sólo se ve la verivcal, si la hoja fuese más ancha que
la ventana, también veríamos una barra de desplazamiento horizontal en la zona
inferior.
7. Al modificar el zoom,
podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o
ver una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.
8. Las vistas del documento
definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se
suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa
que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá. Otros modos son para
leer y para diseño web.
9. La barra de estado
muestra información del estado del documento, como el número de páginas y
palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta
información si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente son realmente
botones.
LA CINTA DE OPCIONES
Hemos comentado que la cinta es la barra más
importante de Word, porque contiene todas las opciones que se pueden realizar
con los documentos. Veámosla con más detalle.
Las herramientas están organizadas de forma
lógica en pestañas o fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su
vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más
utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma,
si queremos hacer referencia durante el curso a la opción Copiar,
la nombraremos como Inicio > Portapapeles > Copiar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente
haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta
disponen de un pequeño botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas
con el grupo en cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor está
situado en el botón que abre el panel Portapapeles.
En el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.
Las
pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento
"inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas
únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por
una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas
de tabla no estará visible de entrada, únicamente se mostrará si
insertamos una tabla en nuestro documento y la seleccionamos.
Ésta función permite una mayor comodidad a la
hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar
alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones >Personalizar Cinta de opciones, o pulsando con el botón
derecho sobre la cinta de opciones y elegiendo Personalizar
Cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el
siguiente avanzado de personalización de la cinta de
opciones . Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas
es posible que también te interese aprender cómo exportar
e importar la personalización del entorno .
En las últimas versiones de Word se apuesta por
dotar de accesibilidad al programa, pudiendo
controlarlo por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta
forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando
la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción
sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual
se muestran con números con fondo gris en lugar de negro, por ejemplo, el 3 de
la imagen que puedes ver al lado.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve
a pulsar la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de
opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las
pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las
opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón 
de
la zona derecha superior que abirá la ventana que se muestra a continuación,
con tres opciones.
de
la zona derecha superior que abirá la ventana que se muestra a continuación,
con tres opciones.
Ocultar automáticamente la cinta de opciones.
Mostrar sólo las pestañas. Mostrar pestañas y comandos.
Modo Mouse/Modo Toque.
Con la aparición de pantallas táctiles los
botones pueden quedar demasiado juntos para tocarlos con el dodo, por esto
ahora podemos elegir entre el modo tradicional o Mouse
y el nuevo modo Toque. En este avanzado puedes ver
como activarlo.
AYUDA DE WORD
Tenemos dos métodos para obtener ayuda en Microsoft Word.Ayuda contextual. Consiste en colocar el cursor sobre un icono y esperar dos segundos para que aparezca una ventanita con la explicación sobre la función de dicho icono. Por ejemplo, en la siguiente imagen vemos la explicación sobre el icono Borrar todo el formato.
Temas de ayuda.
Si con la ayuda contextual no tenemos suficiente, podemos hacer clic en el enlace ? Mas información y se abrirán los temas de ayuda de Word (la Ayuda propiamente dicha) relativos a ese icono.
Otras dos formas de llamar a la Ayuda son utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante de la zona superior derecha
y
otro forma consiste en utilizar la tecla F1.
Aparecerá la ventana de la Ayuda desde la cual
tendremos que buscar lo que deseemos.Si utilizas el botón
o
la tecja F1 para acceder a la Ayuda, accederás a una ventana como la de la siguiente
imagen.En la parte superior tenemos un menú con diversos botones .
- Botones básicos de navegación: Adelante, Atrás. Y la opción para volver a la página de Inicio.
- Y botones de acción que te permitirán Imprimir o Cambiar tamaño de fuente, que te ayudará a ver más grandes (o pequeñas) las letras de la documentación.
- Caja de búsqueda. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa. Nos mostrará una lista con los temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office en Internet y también de otros sitios de Internet, entre ellos, la página web de aulaClic.
La sección Búsquedas
populares nos muestra los temas sobre los que se solicita ayuda más
frecuentemente.
La sección Introducción nos
presenta las novedades de Office, métodos abreviados del teclado y en Cambiar a Office 2013 podemos descargarnos vídeos de
formación.
La sección Conceptos básicos
y avanzados nos muestra temas interesantes para aprender Word.
En la parte derecha hay unas flechas 
que nos llevan a la
página web de Microsoft para obtener más ayuda en línea.
que nos llevan a la
página web de Microsoft para obtener más ayuda en línea.
En esta edición de Office, la ayuda se encuentra,
fundamentalmente, en la red. Si no dispones de conexión a Internet aparecerá un
mensaje indicándolo, en ese caso sólo podrás obtener ayuda básica escribiendo
en el cuadro de búsqueda.
DESPLAZARSE POR UN DOCUMENTO
Una de las ventajas que han aportado los
procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso
en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la
modificación.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento
Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para
colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro será interesante
conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y así
poder elegir la más útil en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posición
dentro de un documento Word es el punto de inserción
,
que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la
próxima letra que tecleemos.
,
que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la
próxima letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma
pantalla:
Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta
el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar.
Con las teclas de dirección. Las teclas
izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la
izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción
una línea arriba/abajo. La tecla FIN nos
lleva al final de la línea y la tecla INICIO al
principio de la línea.
Combinación
de teclas:
Para desplazarse
|
Presione las teclas
|
Una
palabra a la izquierda
|
CTRL +
flecha izquierda
|
Una
palabra a la derecha
|
CTRL +
flecha derecha
|
Un
párrafo arriba
|
CTRL + flecha
arriba
|
Un
párrafo abajo
|
CTRL +
flecha abajo
|
Combinación
de teclas:
Para desplazarse
|
Presione las teclas
|
Una
página adelante
|
CTRL +
AvPág.
|
Una
página atrás
|
CTRL +
RePág.
|
Al
principio del documento
|
CTRL +
Inicio
|
Al
final del documento
|
CTRL + Fin
|
Panel de
navegación.
En la
barra de estado, al hacer clic sobre la zona de la izquierda, donde aparece el
número de página, se abre un panel de Navegación similar a la que puedes ver en
esta imagen.
Tiene
tres pestañas para navegar por:
1. El
índice con los títulos que se generan automáticamente al insertar títulos en el
documento.
Haciendo clic en un apartado de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que lo contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocerás esta opción con el nombre anterior: Mapa del documento.
Haciendo clic en un apartado de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que lo contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocerás esta opción con el nombre anterior: Mapa del documento.
2. Por
miniaturas de las páginas.
3. Por
resultados de la búsqueda que hemos realizado utilizando la caja de búsqueda
que hay justo encima.
También
podemos abrir el panel de navegación desde la pestaña Vista, opción Panel de
navegación, como se muestra en la imagen.
Ir a.
Cuando el
documento es muy extenso, puede resultar incómodo realizar el desplazamiento de
las formas que hemos visto. Imagina que estás trabajando con un documento de
350 páginas y quieres ir a la página 170. Sería una pérdida de tiempo ir página
a página. En esas ocasiones debemos utilizar la opción Ir a. La encontraremos
en la pestaña Inicio > grupo Edición > menú Buscar. Una forma más rápida
de ejecutar el comando es con las teclas CTRL+G o
haciendo clic en el texto Página Y de N de la barra de estado.
A la
izquierda puedes seleccionar dónde quieres ir, y a la derecha especificar el
valor. La opción más habitual es Página, aunque también podrías, por ejemplo,
elegir un Título (definido como tal), un Comentario, etc.
SELECCIONAR
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar
el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qué parte de texto
tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se
identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra
coloreado (normalmente en azul o negro).
Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado:
Ratón. Para seleccionar con el ratón hay dos
métodos:
Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.
- Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.
Haciendo clic y doble clic.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedará seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha
,
hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el
párrafo completo quedará seleccionado.
- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedará seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha
,
hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el
párrafo completo quedará seleccionado. - Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.
Teclado
Para seleccionar
|
Presione las teclas
|
Un
carácter a la derecha
|
Mayús.
+ flecha derecha
|
Un
carácter a la izquierda
|
Mayús.
+ flecha izquierda
|
Palabra
a la derecha
|
Ctrl +
Mayús.+ flecha derecha
|
Palabra
a la izquierda
|
Ctrl +
Mayús.+ flecha izquierda
|
Hasta
el final de la línea.
|
Mayús.
+ Fin
|
Hasta
el principio de la línea.
|
Mayús.
+ Inicio
|
Una
línea abajo
|
Mayús.
+ flecha abajo
|
Una línea
arriba
|
Mayús.
+ flecha arriba
|
Hasta
el final del párrafo
|
Ctrl +
Mayús. + flecha abajo
|
Hasta
el principio del párrafo
|
Ctrl +
Mayús. + flecha arriba
|
Una
pantalla abajo
|
Mayús.
+ AvPág
|
Una
pantalla arriba
|
Mayús.
+ RePág
|
Hasta
el final del documento
|
Ctrl +
E
|
Opción Seleccionar.
En la
pestaña Inicio > grupo Edición > opción Seleccionar, podrás desplegar un
menú que te permitirá, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.
ELIMINAR
Para
borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente
es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar
|
Presione las teclas
|
Un
carácter a la izquierda
|
Retroceso
(BackSpace)
|
Una
palabra a la izquierda
|
Ctrl +
Retroceso
|
Un
carácter a la derecha
|
Supr
|
Una
palabra a la derecha
|
Ctrl +
Supr
|
Un truco:
Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella para
seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automáticamente
se borrará la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la
palabra correcta.
LAS VISTAS
Con la
barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que
es lo mismo, la vista Desde esta barra tenemos acceso a las vistas Modo
lectura, Diseño de impresión y Diseño web.
Para
acceder a todas las vista debes hacerlo desde la pestaña Vista > grupo
Vistas de documento, que incluye Esquema y Borrador.
Diseño
de impresión. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayoría de
las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los
gráficos ni los encabezados y pies de página.
Esta
pantalla de lectura tiene las siguientes tres características:
1. Cuando
tenemos la pantalla maximizada, ocupando todo el espacio, se mantiene una
pantalla con los mínimos elementos para que la lectura sea más cómoda. Así en
la parte superior se ve tan sólo una pequeña barra con tres botones tal como se
muestra aquí
El primer
botón hace aparecer la barra con más opciones, como se ve a continuación.
El
segundo botón restaura la pantalla al tamaño anterior, por último aparece el
botón Cerrar.
2. En la
parte izquierda y derecha tiene unas flechas para retroceder y avanzar página.
3. En la
parte inferior la barra de estado cambia el diseño como muestra la siguiente
imagen.
Tiene un
botón blanco que permite desplazarse rápidamente por todo el documento y en la
barra de estado desaparecen las indicaciones del idioma y del número de
palabras.
Cuando
cerramos un documento en modo lectura y lo volvemos a abrir más tarde, Word nos
muestra un aviso por si queremos volver al punto exacto donde dejamos el
documento.
Basta con
hacer clic en este aviso para ir al punto donde habíamos dejado la lectura la
última vez. Pasados unos segundos, el aviso se hace más pequeño. Si no
haces clic en el aviso, este desaparece al poco tiempo.
Diseño Web. Se utiliza para ver el aspecto de un
documento Web tal y como se vería desde un navegador como Internet Explorer o
Firefox si lo publicáramos.
Esquema. En esta vista se puede observar y editar
la jerarquía de los apartados que conforman el documento. Profundizaremos en
esta vista a lo largo del curso.
Borrador. En esta vista se optimiza el tamaño de la
hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en pantalla. Se muestra con la
misma longitud de línea que en la versión impresa, pero elimina elementos como
los encabezados o pies de página, que suelen ser más retoques para la publicación
que contenido útil en un borrador.
WORDART
Con las opciones anteriores seríamos perfectamente capaces de crear un rótulo vistoso en nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que permite crear rótulos de forma sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt.Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botón WordArt.
Se mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único que deberemos hacer es hacer clic sobre la que más nos guste.
FORMATO PÁRRAFO
Para
cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionarlo y
modificar las características que queramos.
Los
párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras
unidades más amplias son las secciones, que veremos más adelante.
Las
características más importante de formato de párrafo son la alineación y la
sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.
Alineación.
Estos son
los botones para
fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:
Izquierda
|
Centrada
|
Derecha
|
Justificada
|
Este
párrafo tiene establecida alineación izquierda.
|
Este párrafo tiene establecida la alineación
centrada.
|
Este párrafo tiene establecida alineación
derecha.
|
Este
párrafo tiene una alineación justificada.
|
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos
referimos, normalmente, a su alineación respecto de los márgenes de la página, pero
también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el
texto se encuentra en una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se
verá en el capítulo correspondiente.
Otra forma de definir la alineación del párrafo que
se va a escribir es Escribir al Vuelo. Esta función permite escribir en
cualquier parte de la página directamente sin tener que insertar líneas en
blanco. Puedes aprender cómo hacerlo en el siguiente avanzado: .
Sangría.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un
poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el
párrafo y haciendo clic en uno de estos botones 
de
la pestaña Inicio en el grupo Párrafo, según queramos desplazar hacia la
izquierda o hacia la derecha.
de
la pestaña Inicio en el grupo Párrafo, según queramos desplazar hacia la
izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que
hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar otro valor que
deseemos. Puedes ver cómo se hace, junto con otras opciones de la pestaña
Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el
espacio que separa las líneas o interlineado.
Relación entre saltos de página y
párrafos.
Como sabes, al llegar al final de la página se
produce un salto de página. Esto no supone ningún problema, pero es posible que
en un momento dado no quieras que un párrafo quede dividido en dos páginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla
Conservar líneas juntas que se encuentra en el cuadro de diálogo Párrafo >
pestaña Líneas y saltos de página. También hay otras opciones relacionadas con
este tema que puedes ver aquí. En el apartado, Líneas y saltos de página.
En ocasiones nos interesará que Word divida una
palabra en dos líneas, o bien que dos palabras no sean separadas en distintas
líneas. Por ello, haremos una especial mención las funciones de guión y espacio
de no separación en el siguiente avanzado.
Listas con viñetas y numeradas
En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas para crear listas.Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o por viñetas dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial. Para aplicarlas, podemos:
- Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.
- O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma automática.
- Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word entenderá que quieres introducir una lista de viñetas.
- Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o números también creará una lista, en este caso numérica.
El resultado será el siguiente:
Una
vez hemos completado la lista y queremos continuar con un
párrafo normal, hay que pulsar de nuevo la tecla INTRO después del último elemento, es
decir, hay que pulsar dos veces la tecla INTRO.Una característica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar alfabéticamente. Lo haremos seleccionándolos y pulsando el botón Ordenar que se encuentra también en la pestaña Inicio, junto a los botones de lista. En el cuadro de diálogo lo único que debemos hacer es escoger si queremos una ordenación ascendente o descendente y aceptar.
Al pulsar el botón Aumentar sangría antes de introducir un nuevo elemento indicamos que este está un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de viñetas como numéricas.
También encontrarás la opción Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones de lista , si despliegas su submenú pulsando la flecha triangular que hay a la derecha de cada uno de ellos.
Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la flecha triangular situada a la derecha de cada uno de los botones.
TABULACIONES
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales
se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB, como ves en esta imagen.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o
tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones. Word 2013 tiene por defecto
definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en
las posiciones que deseemos. Además podemos definir la alineación para cada
tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando
la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al
párrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulación repetir estos dos
pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes ir a la pestaña Vista > grupo Mostar > opción Regla.
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes ir a la pestaña Vista > grupo Mostar > opción Regla.
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla
horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que vamos a insertar.
Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente diferentes iconos que
corresponden a las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha,
decimal, barra de tabulaciones, sangría de primera línea y sangría francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la
posición en la que deseemos establecer la tabulación y hacer clic, veremos cómo
se inserta el icono con la tabulación seleccionada.
Si queremos modificar la posición de una tabulación
basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y hacer clic y
arrastrarlo a la nueva posición.
Por
ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes
tabulaciones:
Izquierda
en la posición 2,5
Centrada
en la posición 4,7
Derecha
en la posición 6,7
Barra de
tabulaciones en la posición 8,2
Decimal
en la posición 9,2
También
podemos hacer doble clic sobre una de las marcas de tabulación de la regla
horizontal para que aparezca el cuadro de diálogo de tabulaciones que vemos en
la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o
eliminarlas. Aprende más sobre el cuadro de Tabulaciones en el siguiente
avanzado:
Teniendo
en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaría una tabla
parecida a la que vemos en la imagen inferior.
Observar
la alineación de cada tabulación: la columna de cítricos está alineada a la
izquierda, la de tipo al centro y la de origen a la derecha. Luego vemos la
barra de tabulación vertical y la alineación decimal.
Para
practicar la teoría te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Texto tabulado
APLICAR ESTILOS
Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre cualquier otro estilo
para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a continuación. También
podemos aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito. Para ello, deberás
seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que desees.
Cuando observamos los estilos disponibles, vemos
que hay uno para cada elemento del documento: Título, Subtítulo, Cita, Énfasis,
Referencia, etc. Es importante que no los escojas por
motivos estéticos, sino por ser la etiqueta más adecuada para el tipo de texto.
El formato se puede modificar, así que no debemos preocuparnos por él. Sin
embargo, a nivel estructural supone muchas ventajas escogerlos en función de la
verdadera naturaleza del texto.
Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo
normal, podrías seleccionarlo y aplicar el primer estilo llamado Normal. Pero en ocasiones Word no te permitirá cambiarlo,
por ejemplo puede presentarte problemas cuando hayas especificado estilos
distintos en un mismo párrafo. En ese caso, hay que seleccionar el texto en
cuestión, desplegar el menú que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.
También dispones de la opción Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona exactamente igual.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso Aplicar estilos
APARIENCIA DE LOS ESTILOS
Una vez tenemos todo el documento acabado podemos
cambiar su aspecto global modificando los estilos que lo componen, uno a uno, o
de forma mucho más rápida utilizando los temas y
los conjuntos de estilos integrados. En ambos
casos conviene revisar bien el documento para ver los cambios efectuados.
Los estilos están relacionados con el tema aplicado. Si aplicamos un tema distinto al
documento, se cambiará automáticamente el formato de los estilos. De esta
forma, lograremos un cambio radical de la imagen del documento con tan sólo un
clic.
Si pulsamos los botones Colores
y Fuentes podremos combinar distintas
configuraciones de colores y fuentes que estarán definidos en los Temas de que dispongamos.
Desde la pestaña Diseño puedes acceder a un Conjunto de estilos integrados. Al hacer clic en un conjunto de estilos cambian las propiedades de fuente y párrafo de todo el documento. No se puede aplicar sólo a una selección del texto.
Una vez tenemos ya definidos los estilos de un documento podemos guardarlos todos juntos como un nuevo Conjunto de estilos.
Para ello haz clic en el botón y pulsa en Guardar un nuevo conjunto de estilos. El nuevo conjunto de estilos aparecerá en el panel dentro de Personalizados, junto a los conjuntos de estilos Integrados.
CREAR, MODIFICAR Y BORRAR ESTILOS
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto
es lo que buscamos, siempre tendremos la opción de crear algunos
personalizados. Para ello, seguiremos dos sencillos pasos:
1. Lo primero será aplicar
un estilo ya existente. Lo ideal es que partamos de un estilo que tenga
el nivel jerárquico que nos interesa. Por ejemplo, si queremos crear un estilo
de Título 1, lo aplicamos a un texto y desplegamos
el panel de estilos para hacer clic en el botón Nuevo
estilo.
Aparecerá un cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato como el
siguiente.
Aquí podremos personalizar los distintos aspectos
de formato: fuente, tamaño de fuente, negrita, cursiva, subrayado, color,
alineación, interlineado, sangría, bordes... La vista previa y el cuadro de
resumen de las características aplicadas te ayudarán a hacerte una idea del
resultado final.
Observa como en el campo Estilo
basado en aparece Título 1.
Como norma general un estilo sólo está disponible
en el documento en que se crea. Para remediarlo, existen varios sistemas, que
puedes ver en el siguiente avanzado .
Si quieres ver el resto de
opciones de este cuadro de diálogo como son los cuadros Tipo estilo, Estilo del párrafo
siguiente, etc., visita este tema avanzado sobre las Propiedades de los estilos . El tema de estilos es un
poco más complejo que lo que habíamos visto hasta ahora en el curso, por lo
tanto te recomendamos practicar primero los conceptos sencillos antes de
empezar con los conceptos avanzados.
CORRESPONDENCIA
Word es el procesador de texto de la suite
Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son
utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios
utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de
correspondencia.
Esta función consiste en que puedas automatizar
el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido,
ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde
en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.
En esta oportunidad les mostrare como utilizar
esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso
utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access
o Outlook
250 grs de tiempo para aprender.
El ejemplo consiste en el envió de una carta,
ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que
haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver
el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre,
Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen
Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel,
ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.Vamos a:
1: Combinación de Correspondencia
2: Iniciar combinación de correspondencia
– Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
– Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
– Utilizar el documento actual y siguiente
– En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo excel.
Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana como esta
En la cual ponen aceptar si los datos están en la
hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde
puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar,
ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.
Después ponemos siguiente: escriba la carta, como
ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos
entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.
Personalmente prefiero asignar manualmente los
campos, para esto presionamos en “Más Elementos”, arrogando una ventana que
muestra los campos para asignar, lo cuales puedes poner en el documento
al al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR. no te preocupes si el
campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple
cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el
campo.
Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de
la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo.
quedando de esta forma en el documento.
Para ver los resultados de la combinación, debes
ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y
puedes ver como cambia con los controles
Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo
de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las
opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y
Combinar” puedes escoger entre
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un
Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al número de registro que
tengas en el cuadro de control
2. Imprimir: No creo que necesite explicación,
ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.
3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la
dirección del destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir uno por uno
los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de
combinar con Outlook, pero eso lo dejaremos para mas adelante debido a que aún
no necesito usar el cliente de email por lo cuál no lo he puesto en practica.
así que los invito a que prueben y si pueden dar los paso para aquello, se los
agradecería.
INTRODUCCIÓN. ELEMENTOS DE EXCEL
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil
para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si
no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.
Ahora vamos a ver
cuáles son los elementos básicos de Excel 2013, la
pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos.
Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener
ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas
todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el
siguiente tema.
NOVEDADES DE EXCEL 2013
Esta versión de Excel 2013 trae las siguientes
novedades y mejoras.
- Recomendación de gráficos.
Al crear un gráfico a partir de una tabla, podrás utilizar esta nueva
funcionalidad. Excel, dependiendo de los datos, nos propondrá varios tipos de
representaciones distintas, consiguiendo así, evitar tener que definirlo
manualmente.
- Guardar los archivos en
OneDrive es más fácil que nunca. Al guardar los documentos en la nube
podrás acceder a ellos desde prácticamente cualquier dispositivo conectado a
internet. Además es muy sencillo compartir presentaciones en modo lectura o
escritura.
- Con Excel Online
sólo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para acceder a
una versión reducida de Excel de forma gratuita. Podrás crear y modificar
presentaciones de Excel desde el navegador de cualquier equipo conectado a
internet, sin necesidad de instalar la versión de escritorio de Excel.
- Office Mobile.
Desde Septiembre de 2013 está disponible la versión para teléfonos móviles de
Office con sistemas Android e iOS (ya estaba para Windows Phone). Con Office
Mobile se pueden crear y modificar documentos de Office en el móvil. Es
gratuita para suscriptores de Office 365.
- Etiquetas de datos más
enriquecidos. Ahora podrás incluir en los gráficos etiquetas que
contengan texto actualizable, es decir, al modificar los datos cambiará el
valor de la etiqueta. A su vez, también tendrás la oportunidad de combinarlo
con texto libre. Si cambias el tipo de gráfico las etiquetas no desaparecerán.
- Cambios en la cinta de
opciones para gráficos. Antes, al crear un gráfico, disponíamos de tres
pestañas para modificar sus características. En la nueva versión de Excel el
número ha sido reducido a dos, lo que nos dará facilidades a la hora de
encontrar aquello que queremos variar en el formato del gráfico.
- Ajuste rápido de gráficos.
A las anteriores mejoras mencionadas se une la aparición de tres botones a la
derecha de nuestro gráfico que nos permitirá variar su aspecto de manera
sencilla y rápida.
- Conexión con nuevos
orígenes de datos. Dispondremos de una mayor versatilidad a la hora de
crear tablas, al permitirnos importar datos desde nuevas fuentes, como por
ejemplo, proveedores OLE DB.
INICIAR EXCEL 2013
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar
Excel 2013.
- Desde el botón Inicio,
situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer
clic en Inicio , iremos a una pantalla con un nuevo
menú. Para poder encontrar la aplicación de Excel deberemos pulsar el icono con
forma de flecha hacia abajo , situado en la esquina inferior izquierda.
Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla:
la de aplicaciones. En ella aparece un listado de todas las aplicaciones que
tenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de Excel en
pantalla, deberemos dejar el puntero del ratón en el lateral derecho de la
pantalla, lo que provocará que se desplace el listado de aplicaciones. También
podemos utilizar la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte
inferior de la pantalla para desplazarnos hasta encontrar el icono de Excel.
Una vez localizado el icono acompañado del texto Excel
2013, sólo deberemos pulsar en él para abrir una nueva hoja de Excel.
- Desde el icono de Excel
del escritorio si se nos ha instalado este acceso directo al instalar Office.
Puedes iniciar Excel 2013 ahora para ir probando
todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo Trabajar
con dos programas a la vez , para que puedas seguir el curso mientras prácticas.
Para cerrar Excel
2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se
encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4;
con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese
momento.
- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:
Si abrimos un Libro en
blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos
mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos
y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación
(y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la
que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere
que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
LA FICHA ARCHIVO
Haciendo clic en la pestaña Archivo
que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar
un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes accerder desde el modo
de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de
opciones.
Contiene elementos como: Información,
Imprimir, Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de
este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en
ellas se nos mostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando
toda la superficie de la ventana Excel.
Para cerrar la ficha Archivo
y volver al documento pulsamos ESC o
hacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina superior
izquierda.
LAS BARRAS
La barra de título
Contiene el nombre del
documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1,
hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la
derecha están los botones para minimizar , maximizar y cerrar .
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las
operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos
los botones que quieras. Para ello, desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido
haciendo clic sobre el pequeño icono con forma de flecha negra hacia abajo, situado
a la derecha de los botones que describíamos anteriormente. En el desplegable
que aparece, si haces clic en una opción esta aparecerá marcada y aparecerá en
la barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella
se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te
propone, puedes seleccionar Más comandos....
LA CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones
es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar
sobre una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales
son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con
las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados
elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de
herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico,
dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos,
que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los
gráficos.
- Es posible que en la versión que tengas
instalada en tu equipo de Excel 2013 visualices otras
fichas con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos
instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están
programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades.
Esta integración permite una mayor comodidad a la
hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar
o inhabilitar alguna de estas fichas,
puedes hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de
opciones. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el siguiente
avanzado de personalización del entorno. Además,
si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que también
te interese aprender cómo exportar e importar la
personalización del entorno en Excel 2013 .
- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la
necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual
se muestran con números semitransparentes. Para salir del modo de acceso por
teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
- Si haces doble clic sobre cualquiera de las
pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las
opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las
cintas desde el botón con forma rectangular con una flecha en su
interior, que encontrarás en la zona superior derecha.
LA BARRA DE FÓRMULAS
Nos muestra el contenido de
la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente,
pero esto lo estudiaremos más adelante.
Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte
de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la
mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el
área de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja
son:
|
MOVIMIENTO
|
TECLADO
|
|
Celda Abajo
|
FLECHA ABAJO
|
|
Celda Arriba
|
FLECHA ARRIBA
|
|
Celda Derecha
|
FLECHA DERECHA
|
|
Celda Izquierda
|
FLECHA IZQUIERDA
|
|
Pantalla Abajo
|
AVPAG
|
|
Pantalla Arriba
|
REPAG
|
|
Celda A1
|
CTRL+INICIO
|
|
Primera celda de la columna activa
|
FIN FLECHA ARRIBA
|
|
Última celda de la columna activa
|
FIN FLECHA ABAJO
|
|
Primera celda de la fila activa
|
FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
|
|
Última celda de la fila activa
|
FIN FLECHA DERECHA
|
Otra forma rápida de
moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir
es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de
nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la
tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón,
moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir
varias hojas de cálculo. Por defecto aparece sólo 1 hoja de cálculo aunque
podemos agregar más haciendo clic cobre el botón.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de
trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás cómo en nuestro caso
hemos agregados nuevas hojas de cálculo y ahora tenemos un total de 8, siendo
la hoja activa, es decir, la hoja en la que
estamos situados para trabajar, la Hoja4.
Haciendo clic sobre cualquier
pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en
la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda
de dicha barra para visualizarlas:
Si
este botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para
visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Si
el botón está situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para
visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la
que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de
trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto y aparecerán
desactivados.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos
dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
|
MOVIMIENTO
|
TECLADO
|
|
Hoja Siguiente
|
CTRL+AVPAG
|
|
Hoja Anterior
|
CTRL+REPAG
|
En caso de que tengas alguna duda
sobre los distintos métodos de movimiento dentro de un libro de trabajo, sería
aconsejable que realizaras el Ejercicio de desplazamiento en un
libro.
INTRODUCIR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a
introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa
y en la Barra de Fórmulas, como
puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes
utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el
valor introducido en la celda y además la celda
activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada.
Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua
hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón 
de la barra de fórmulas. Al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
de la barra de fórmulas. Al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de
opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo
hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no
se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
de la barra de fórmulas. Así no
se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente
nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido,
con la posibilidad de leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y
aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos
avisa, pero aparecerá algo raro en la celda. Tendremos que comprobar la fórmula
en la barra de fórmulas para encontrar el error.
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero
al pulsar INTRO
para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y
pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al
mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete
algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso
del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo
retroceder éste una posición. No se puede utilizar
la tecla FLECHA
IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,
seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando
la tecla F2
o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato
a modificar.
La Barra de Estado
cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra
de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al
final de la misma; ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o
haremos clic sobre el botón Introducir .
Si después de haber modificado la información se
cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botón Cancelar de la barra de
fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que
ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda
por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor
directamente sobre ésta.
TIPOS DE DATOS
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE
DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES,
es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicación más detallada
sobre los valores constantes visita nuestro básico sobre los tipos de datos .
FÓRMULAS, es decir,
una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de
cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La
fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar
siempre por el signo =. Si deseas saber más sobre las fórmulas pulsa
aquí .
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda
puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo
que aparece tendrá un aspecto similar al que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar
utilizando el botón No.
Dependiendo del error variará el mensaje que se
muestra.
Podemos detectar un error sin que nos avise
cuando aparece en la celda un símbolo en la esquina superior izquierda similar
a este.
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un
cuadro como que nos
permitirá saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic
sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente
el que aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es
incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error
sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas
las demás fórmulas adyacentes (por ejemplo, que ésta sea una resta y todas las
demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para
saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción
Omitir error para que desaparezca el símbolo de la
esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca
como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de
error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una
columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡VALOR! cuando se ha
introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por
cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no
reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está
disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una
referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben
valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una
intersección de dos áreas que no se intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso
anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal
como: 
. Este símbolo
se utilizará como hemos visto antes.
. Este símbolo
se utilizará como hemos visto antes.
MOVER CELDAS UTILIZANDO EL
PORTAPAPELES
La operación de mover desplaza una celda o rango de
celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos
operaciones: Cortar y Pegar. La operación de Cortar
desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
información del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue los
siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el
botón Cortar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.
Observa cómo aparece una línea de marca alrededor
de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles.
A continuación seleccionar las celdas donde quieres
que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo
sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel
extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área
cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área
pegada).
Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el
botón Pegar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no
vacías, se borrará el contenido de estas últimas; no podemos utilizar el pegado
especial visto en el tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que
se encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.
SÍMBOLOS DEL MOUSE.
Para desplazar un rango de celdas
a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir
los siguientes pasos:
- Seleccionar las celdas a mover.
- Situarse sobre un borde de la selección.
- El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
- Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.
- Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.
- Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.
Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja
seguiremos los siguientes pasos:
- Seleccionar las celdas a mover.
- Situarse sobre un borde de la selección.
- El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
- Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT; después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado. Verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
- Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
- Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS
Cuando manejamos una cantidad importante de
datos, en ocasiones necesitamos localizar un dato concreto en el libro. Para
facilitarnos esta tarea existe la herramienta de búsqueda. La encontraremos en
la pestaña Inicio > Buscar
y seleccionar.
Buscar... (teclas CTRL+B)
abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato que deseas
encontrar.
Al hacer clic en Buscar
siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contienen
el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que
deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja.
Además, si tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.
También podemos pulsar Buscar
todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la localización
de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados
será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos
situará en la celda en cuestión.
El botón Opciones nos
permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Podremos elegir
dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos
únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con
formato de moneda), etc.
En la pestaña Reemplazar
de esta misma ventana, o bien en la opción Reemplazar...
del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L)
podremos realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor original por
otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede
referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que
contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero
con un color de celda rojo, para destacarlos.
La opción Ir a...
(teclas CTRL+I)
nos permite situarnos en una celda en concreto. La ventaja que tiene frente a
otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un historial de las
celdas que se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las mismas
celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opción.
Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes,
Validación de datos, Seleccionar
objetos que nos permiten seleccionar todas las celdas que contengan este
tipo de información a la vez. Es decir, seleccionar todas las fórmulas del
documento, por ejemplo.
LAS FUNCIONES
Esta unidad es una de las
más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base
de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con
una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que
hacemos. Por eso, esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la
buena utilización de Excel.
Vamos a profundizar
en el manejo de funciones ya definidas por Excel
2013 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando
la sintaxis de éstas así como el uso del asistente
para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de las mismas.
Introducir funciones
Una función es una fórmula predefinida
por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o
será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de
cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula
debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre
entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes
(número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto
y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como
resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8
indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la
función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de
utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función,
y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del
tipo de operación o cálculo que realizan. Así, hay funciones matemáticas,
trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas,
de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en
una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias
de los operadores visita nuestro básico .
Autosuma y funciones más frecuentes
Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas
que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio
o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos
permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras
funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre
ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra
función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx
(obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor
mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....
Para utilizar estas opciones, asegúrate de que
tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes
de pulsar el botón.
INSERTAR FUNCIÓN
Para insertar cualquier otra función, también
podemos utilizar el asistente. Si queremos
introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la
función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar
función.
O bien hacer clic sobre el botón de la barra de
fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2013 nos permite
buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la
función necesitada en el recuadro Buscar una
función: y, a continuación, haciendo clic sobre el botón . De esta
forma, no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya
que nos ostrará en el cuadro de lista Seleccionar una
función: las funciones que tienen que ver con la descripción
escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa
podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:; esto hará que en el cuadro
de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar
una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre
ésta.
Observa cómo, conforme seleccionamos una función,
en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve
descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda
sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función.
Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los
argumentos de la función: este cuadro variará según la función que hayamos
elegido. En nuestro caso se eligió la función SUMA
().
En el recuadro Número1
hay que indicar el primer argumento que,
generalmente, será una celda o rango de celdas tipo A1:B4
. Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y
podamos ver toda la hoja de cálculo; a continuación, seleccionar
el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para
seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre
la primera celda del rango y, sin soltar el botón, arrástralo hasta la última
celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2
habrá que indicar cuál será el segundo argumento.
Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro
recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los
argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos
una fila en medio del rango de una función, Excel
expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en
el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la
función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la
posición 3, la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
Si quieres conocer más sobre las referencias y nombres visita nuestro básico .
Utilizar Expresiones como
argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como
argumentos expresiones. Por ejemplo, la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de
ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después
ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3)
y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente. Después, realizará la suma, obteniendo así 5
como resultado.
Utilizar Funciones como
argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se
convierta en argumento de otra función. De esta forma, podemos realizar
operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo, =MAX(SUMA(A1:A4);B3); esta fórmula consta de la
combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará
primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el
valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
De entre todo el conjunto de funciones, en este
apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Estas son todas las posibles funciones ofrecidas
por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que
se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número
de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días
transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir,
coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y, a partir de ahí,
empieza a contar. En las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos
poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
|
Función
|
Descripción
|
|
|
AHORA
|
Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y
hora actuales
|
|
|
AÑO
|
Convierte un número de serie en un valor de año
|
|
|
DIA
|
Convierte un número de serie en un valor de día del mes
|
|
|
DIA.LAB
|
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar
antes o después de un número determinado de días laborables
|
|
|
DIA.LAB.INTL
|
Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior
a un número especificado de días laborables mediante parámetros para indicar
cuáles y cuántos días son días de fin de semana
|
|
|
DIAS.LAB
|
Devuelve el número de todos los días laborables existentes
entre dos fechas
|
|
|
DIAS360
|
Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un
año de 360 días
|
|
|
DIASEM
|
Convierte un número de serie en un valor de día de la
semana
|
|
|
FECHA
|
Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha
determinada
|
|
|
FECHA.MES
|
Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al
número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial
|
|
|
FECHANUMERO
|
Convierte una fecha con formato de texto en un valor de
número de serie
|
|
|
FIN.MES
|
Devuelve el número de serie correspondiente al último día
del mes anterior o posterior a un número de meses especificado
|
|
|
FRAC.AÑO
|
Devuelve la fracción de año que representa el número total
de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final
|
|
|
HORA
|
Convierte un número de serie en un valor de hora
|
|
|
HOY
|
Devuelve el número de serie correspondiente al día actual
|
|
|
MES
|
Convierte un número de serie en un valor de mes
|
|
|
MINUTO
|
Convierte un número de serie en un valor de minuto
|
|
|
NSHORA
|
Devuelve el número de serie correspondiente a una hora
determinada
|
|
|
NUM.DE.SEMANA
|
Convierte un número de serie en un número que representa el
lugar numérico correspondiente a una semana de un año
|
|
|
SEGUNDO
|
Convierte un número de serie en un valor de segundo
|
|
|
HORANUMERO
|
Convierte una hora con formato de texto en un valor de
número de serie
|
Puedes practicar algunas de estas funciones
explicadas en el Ejercicios
sobre funciones de fechas y horas.
6.5. Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse
dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de
funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas
por Excel.
|
Función
|
Descripción
|
|
|
CARACTER
|
Devuelve el carácter especificado por el número de código
|
|
|
CODIGO
|
Devuelve un código numérico del primer carácter de una
cadena de texto
|
|
|
CONCATENAR
|
Concatena varios elementos de texto en uno solo
|
|
|
DECIMAL
|
Da formato a un número como texto con un número fijo de
decimales
|
|
|
DERECHA, DERECHAB
|
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de
texto
|
|
|
ENCONTRAR, ENCONTRARB
|
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue
mayúsculas de minúsculas)
|
|
|
EXTRAE, EXTRAEB
|
Devuelve un número específico de caracteres de una cadena
de texto que comienza en la posición que se especifique
|
|
|
HALLAR, HALLARB
|
Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue
mayúsculas de minúsculas)
|
|
|
IGUAL
|
Comprueba si dos valores de texto son idénticos
|
|
|
IZQUIERDA, IZQUIERDAB
|
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de
texto
|
|
|
LARGO, LARGOB
|
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
|
|
|
LIMPIAR
|
Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
|
|
|
MAYUSC / MINUSC
|
Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas respectivamente
|
|
|
MONEDA
|
Convierte un número en texto, con el formato de moneda $
(dólar)
|
|
|
NOMPROPIO
|
Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un
valor de texto
|
|
|
REEMPLAZAR, REEMPLAZARB
|
Reemplaza caracteres de texto
|
|
|
REPETIR
|
Repite el texto un número determinado de veces
|
|
|
SUSTITUIR
|
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de
texto
|
|
|
T
|
Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una
cadena vacía
|
|
|
TEXTO
|
Convierte un valor en texto, con un formato de número
específico
|
|
|
TEXTOBAHT
|
Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß
(Baht)
|
FUNCIONES DE BÚSQUEDA
En una hoja de Excel es muy importante coger los
datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una
agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda. Cuando
queremos encontrar alguna información de algo, no buscamos directamente por lo
que buscamos pues lo desconocemos, sino que realizamos una búsqueda de una
propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por
ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico; si buscamos
el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el
nombre del restaurante... Normalmente el dato que queremos encontrar no lo
conocemos. Por eso, buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles en Excel para
realizar búsquedas:
|
Función
|
Descripción
|
|
|
AREAS
|
Devuelve el número de áreas de una referencia
|
|
|
BUSCAR
|
Busca valores de un vector o una matriz
|
|
|
BUSCARH
|
Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor
de la celda indicada
|
|
|
BUSCARV
|
Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en
horizontal por la fila para devolver el valor de una celda
|
|
|
COINCIDIR
|
Busca valores de una referencia o matriz
|
|
|
COLUMNA
|
Devuelve el número de columna de una referencia
|
|
|
COLUMNAS
|
Devuelve el número de columnas de una referencia
|
|
|
DESREF
|
Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una
referencia dada
|
|
|
DIRECCION
|
Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una
hoja de cálculo
|
|
|
ELEGIR
|
Elige un valor de una lista de valores
|
|
|
FILA
|
Devuelve el número de fila de una referencia
|
|
|
FILAS
|
Devuelve el número de filas de una referencia
|
|
|
HIPERVINCULO
|
Crea un acceso directo o un salto que abre un documento
almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet
|
|
|
IMPORTARDATOSDINAMICOS
|
Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla
dinámica
|
|
|
INDICE
|
Usa un índice para elegir un valor de una referencia o
matriz
|
|
|
INDIRECTO
|
Devuelve una referencia indicada por un valor de texto
|
|
|
TRANSPONER
|
Devuelve la transposición de una matriz
|
Puedes practicar algunas de estas funciones
explicadas en el Ejercicios
sobre funciones que buscan.
6.7. Funciones financieras
Excel es una de las herramientas más potentes
para trabajar con información y cálculos financieros. Ofrece una amplia gama de
funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en
casa".
Todas estas funciones están agrupadas en la
categoría de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
|
Función
|
Descripción
|
|
|
AMORTIZ.LIN
|
Devuelve la amortización de cada uno de los períodos
contables
|
|
|
AMORTIZ.PROGRE
|
Devuelve la amortización de cada período contable mediante
el uso de un coeficiente de amortización
|
|
|
CUPON.DIAS
|
Devuelve el número de días del período (entre dos cupones)
donde se encuentra la fecha de liquidación
|
|
|
CUPON.DIAS.L1
|
Devuelve el número de días desde el principio del período
de un cupón hasta la fecha de liquidación
|
|
|
CUPON.DIAS.L2
|
Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación
hasta la fecha del próximo cupón
|
|
|
CUPON.FECHA.L1
|
Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de
liquidación
|
|
|
CUPON.FECHA.L2
|
Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de
liquidación
|
|
|
CUPON.NUM
|
Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de
liquidación y la fecha de vencimiento
|
|
|
DB
|
Devuelve la amortización de un bien durante un período
específico a través del método de amortización de saldo fijo
|
|
|
DDB
|
Devuelve la amortización de un bien durante un período
específico a través del método de amortización por doble disminución de saldo
u otro método que se especifique
|
|
|
DVS
|
Devuelve la amortización de un bien durante un período
especificado usando el método de amortización acelerada con una tasa doble y
según el coeficiente que se especifique.
|
|
|
DURACION
|
Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos
de interés periódico
|
|
|
INT.ACUM
|
Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con
pagos de interés periódicos
|
|
|
INT.ACUM.V
|
Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con
pagos de interés al vencimiento
|
|
|
INT.EFECTIVO
|
Devuelve la tasa de interés anual efectiva
|
|
|
INT.PAGO.DIR
|
Calcula el interés pagado durante un período específico de
una inversión. Esta función se incluye para proporcionar compatibilidad con
Lotus 1-2-3.
|
|
|
MONEDA.DEC
|
Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en
forma fraccionaria en una cotización de un valor bursátil expresada en forma
decimal
|
|
|
MONEDA.FRAC
|
Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en
forma decimal en una cotización de un valor bursátil expresada en forma
fraccionaria
|
|
|
NPER
|
Devuelve el número de pagos de una inversión, basada en
pagos constantes y periódicos y una tasa de interés constante.
|
|
|
PAGO.INT.ENTRE
|
Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos
|
|
|
PAGO.PRINC.ENTRE
|
Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre
dos períodos
|
|
|
PAGOINT
|
Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un
período determinado
|
|
|
PAGOPRIN
|
Devuelve el pago de un capital de una inversión
determinada, basado en pagos constantes y periódicos y una tasa de interés
constante.
|
|
|
SYD
|
Devuelve la depreciación por método de anualidades de un
bien durante un período específico.
|
|
|
TASA
|
Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o
una inversión.
|
|
|
TASA.DESC
|
Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil
|
|
|
TASA.INT
|
Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un
valor bursátil
|
|
|
TIR
|
Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para
una serie de valores en efectivo.
|
|
|
TIRM
|
Devuelve la tasa interna de retorno modificada, para una
serie de flujos periódicos, considerando costo de la inversión e interés al
volver a invertir el efectivo.
|
|
|
VA
|
Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual
es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se
efectúan en el futuro.
|
|
|
VF
|
Devuelve el valor futuro de una inversión
|
|
|
VF.PLAN
|
Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de
aplicar una serie de tasas de interés compuesto
|
|
|
VNA
|
Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de
una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros.
|
Otras funciones
Además de las funciones anteriormente
mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que
nos pueden ser de gran utilidad.
En este capítulo veremos algunas de ellas
clasificándolas por categorías.
|
Función
|
Descripción
|
|
ABS
|
Devuelve el valor absoluto de un número
|
|
ALEATORIO
|
Devuelve un número entre 0 y 1
|
|
COMBINAT
|
Devuelve el número de combinaciones para un número
determinado de elementos
|
|
COS
|
Devuelve el coseno de un ángulo
|
|
ENTERO
|
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
|
|
EXP
|
Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de
un número determinado
|
|
FACT
|
Devuelve el factorial de un número
|
|
NUMERO.ROMANO
|
Devuelve el número pasado en formato decimal a número
Romano
|
|
PI
|
Devuelve el valor de la constante pi
|
|
POTENCIA
|
Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia
indicada
|
|
PRODUCTO
|
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los
números pasados como argumentos
|
|
RAIZ
|
Devuelve la raiz cuadrada del número indicado
|
|
RESIDUO
|
Devuelve el resto de la división
|
|
MEDIA.ARMO
|
Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos
|
|
MAX
|
Devuelve el valor máximo de la lista de valores
|
|
MIN
|
Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
|
|
MEDIANA
|
Devuelve la mediana de la lista de valores
|
|
MODA
|
Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores
|
|
PROMEDIO
|
Devuelve la media aritmética de la lista de valores
|
|
VAR
|
Devuelve la varianza de una lista de valores
|
|
K.ESIMO.MAYOR
|
Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos
|
|
K.ESIMO.MENOR
|
Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos
|
|
FALSO
|
Devuelve el valor lógico Falso
|
|
VERDADERO
|
Devuelve el valor lógico Verdadero
|
|
SI
|
Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una
condición
|
|
NO
|
Invierte el valor lógico proporcionado
|
|
Y
|
Comprueba si todos los valores son verdaderos
|
|
O
|
Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve
VERDADERO
|
|
ESBLANCO
|
Comprueba si se refiere a una celda vacía
|
|
ESERR
|
Comprueba si un valor es un error
|
|
ESLOGICO
|
Comprueba si un valor es lógico
|
|
ESNOTEXTO
|
Comprueba si un valor no es de tipo texto
|
|
ESTEXTO
|
Comprueba si un valor es de tipo texto
|
|
ESNUMERO
|
Comprueba si un valor es de tipo numérico
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TIPO
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Devuelve un número que representa el tipo de datos del
valor
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Controlar errores en funciones
Al igual que podíamos definir condiciones de
validación para los datos, podemos controlar los errores en las fórmulas. Para
corregirlos, necesitaremos, primero, localizarlos.
Por ejemplo, al introducir una fórmula
manualmente podemos cometer un error sintáctico como =PROMEDO(A1:A9),
lo que provocaría que apareciese en la celda un error de tipo #¿NOMBRE?.
Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación
de errores... dentro del grupo Auditoría de
fórmulas.
Desde la pequeña flecha de la derecha podemos
desplegar un menú, con opciones interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su
localización en el submenú.
En este apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que realiza la misma acción
que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú.
Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la imagen
donde nos informa del tipo de error que se ha detectado y, en ocasiones, nos
ofrece una corrección.
La parte más interesante es la descripción del
error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es el problema y, pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos
manualmente.
Con los botones Anterior
y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los
errores del libro, si es que hay más de uno.
Además, disponemos de herramientas útiles como la
Ayuda sobre este error, u Omitir
error, para dejar la fórmula tal y como está.
El botón Mostrar pasos de
cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalúa la fórmula y nos
informa de dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si
está en los parámetros de la fórmula.
Otras herramientas de
Auditoría de fórmulas
En la pestaña Fórmulas
también hay disponibles otras opciones útiles.
- Rastrear
precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas
involucradas en la fórmula.
- Rastrear
dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda
seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.
También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú Comprobación
de errores.....
- Quitar flechas
elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear
dependientes o Rastrear precedentes.
- Evaluar fórmula abre
un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y sus
resultados.
- La Ventana inspección
permite hacer un seguimiento del valor de las celdas.
ENLAZANDO Y CONSOLIDANDO HOJAS DE TRABAJO
Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo
trabajar con fórmulas. Es inevitable hablar de los conceptos enlazar y
consolidar hojas.
Enlazar hojas de trabajo.
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de
utilizar fórmulas de varias hojas para combinas datos. Al enlazar hojas de
trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra,
apareciendo así dos conceptos:
- el libro de trabajo dependiente:
es el que contiene las fórmulas.
- el libro de trabajo fuente: es
el que contiene los datos.
La cuestión que debemos plantearnos antes de
enlazar hojas de trabajo es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o
sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.
No existe una respuesta genérica, dependerá de la
envergadura de los datos y de las fórmulas, de si las hojas las van a utilizar
varias personas, etc.
Para crear un libro de trabajo dependiente
debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir fórmulas que hacen
referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la
fórmula.
Si quieres aprender cómo se crean fórmulas de
referencia externa, puedes visitar el siguiente avanzado .
Consolidar hojas de
trabajo.
El concepto de consolidar hojas de trabajo viene
muy ligado al concepto de enlace que acabamos de ver. Se trata de entablar una
relación entre varias hojas de trabajo. Si quieres aprender más sobre cómo consolidar hojas de trabajo, visita el siguiente
avanzado .
Impresión (III)
La última ficha es Hoja,
que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en
la hoja.
En Área de impresión:
podrás indicar el rango de celdas a imprimir.
En Imprimir títulos
podrás activar las siguientes opciones:
- Repetir filas en extremo
superior para que, en cada página que se imprima, aparezca como título
de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.
- Repetir columnas a la
izquierda para que, en cada página que se imprima, aparezca como título
de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir
podrás activar opciones, como:
- Líneas de división
para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
- Blanco y negro para
no gastar las tintas de colores.
- Calidad de borrador
para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo
tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
- Encabezados de filas y
columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de
la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores)
de la hoja.
- Comentarios te
permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas podido
incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.
- También podrás elegir si quieres imprimir las
celdas con errores.
Por último, podrás elegir el Orden de las páginas, es decir, la dirección que seguirán
para la impresión.
Tanto en esta ficha como en las otras, podrás
acceder a las Opciones específicas de la impresora
seleccionada para la impresión, así como dirigirte a la opción Imprimir..., desde sus correspondientes botones.
IMPRIMIR
Si hemos pulsado Imprimir
o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si
seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana:
También podemos utilizar la combinación de teclas
Ctrl
+ P
para acceder a ella.
En la zona izquierda dispondremos de una serie de
opciones de configuración de la impresión, que nos permitirán:
- Elegir cuántas copias queremos imprimir del documento.
- Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada.
- Opciones de Configuración como:
- Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el
libro, o bien la selección realizada.
- La intercalación. Cuando imprimimos varias
copias sin intercalación, se imprime X veces cada
página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3
4,4,4 sería la impresión de tres copias de un
libro que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez
tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4
1,2,3,4
- La orientación y el tamaño del papel.
- Modificar los márgenes.
- Ajustar la escala de impresión.
- Acceder a la Configuración
de página.
En la zona de la derecha, vemos la vista previa de la página. En caso de tener más de una
página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones
inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar 
.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página, estos botones estarán inactivos.
.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página, estos botones estarán inactivos.
También, en la zona inferior derecha, encontramos
dos botones para personalizar la vista previa, pudiendo mostrar/ocultar
los márgenes y elegir si visualizar la página
completa.
Cuando esté todo listo para la impresión y quede
como deseas, podrás pulsar el botón de la zona superior.
GRÁFICOS
Introducción
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de
cálculo y facilita su
interpretación.
En esta unidad, vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja
de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la
interpretación de los datos. A menudo, un gráfico nos dice mucho más que una
serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar
por crearlo:
- Como gráfico incrustado:
Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico:
Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico. En las hojas de gráfico
no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Veamos cómo crear un
gráfico.
CREAR GRÁFICOS
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones,
pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que
se encuentra en la pestaña Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado
el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico. De esta
forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se
mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Como puedes ver, existen diversos tipos de
gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar
haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de
los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos
podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Más gráficos de...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar
el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se
muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos
disponibles. Selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya
creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo
hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús
una sección nueva, Herramientas de gráficos, con
dos pestañas: Diseño y Formato.
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